Chargé(e) Logistique

    

                                                                                       TITRE : Chargé(e) Logistique

                                                                                (Les candidatures féminines sont fortement encouragées)

  EQUIPE/PROGRAMME : Operations LOCALITE : Bamako

CATEGORIE : Grade 4.1 de la grille de SCI Mali.

 

DURÉE DU CONTRAT : CDI 

TYPE DE CONTRAT : National

CHILD SAFEGUARDING : 

Niveau 3 : Les personnes occupant ce poste travailleront au contact d’enfants ou de jeunes de manière fréquente (p. ex. une ou plusieurs fois par semaine) ou intensive (p. ex. quatre jours ou plus par mois, ou pendant la nuit), car elles interviendront dans le cadre de programmes nationaux, visiteront des programmes nationaux ou seront chargées d’effectuer les vérifications/contrôles de police du personnel concerné.

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE) : 

• S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures 

Locales/procédures du Pays. 

• Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants. 
• S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre. 
• Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale. 
• Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et professionnelle. 

 

LE BUT DU ROLE : Gérer efficacement l’ensemble des véhicules, des générateurs et des motos, la mise à jour des documents administratifs et l’organisation des voyages locaux et internationaux des Staffs.

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa visionest un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. 

Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.

 

DIMENSION DU POSTE

Rapporte à : Logistics Manager/Gestionnaire de la logistique et moyens généraux

Staff sous la supervision de ce poste : un assistant Fleet 

Responsabilité budgétaire : N/A

Dimensions du Rôle :  Sous la supervision directe du Gestionnaire Logistique et moyens généraux, le Chargé logistique servira de point focal entre la logistique et les autres départements pour toutes les questions relatives à la gestion de la flotte, suivi des contrats des prestations, et des missions tout en assurant également le respect des procédures et règles de fonctionnement de SCI MALI.

Le chargé logistique a la responsabilité générale de :

• Assurer le suivi de l’utilisation et des mouvements des véhicules ;
• Assurer que tous les documents administratifs des véhicules/motos sont en règle ;
• Organiser et expédier les colis par vols, cargos par voies aériennes et routières, communiquer avec les responsables des programmes pour le suivi ;  
• Organiser les missions sur le terrain et à l’international (Réservations de billets, Déplacement, Transport) ;
• Coordonner avec le chargé des moyens généraux pour les dispositions à prendre lors des missions notamment en termes d’hébergements.

 

NIVEAU DE SALAIRE BRUT ANNUEL : 

Salaire de base annuel compris entre : 6 774 630 FCFA – 14 282 604 FCFA 

Notre Offre définitive sera basée sur l'expérience, l'équité interne et la disponibilité financière. SCI offre un ensemble d'avantages concurrentiels en dehors du salaire).

 

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

Gestion transport

• Supporter le Gestionnaire logistique dans la gestion du parc (auto, moto et groupe électrogène) en s’assurant de la mise en place de la stratégie pays ; 
• Reporter au Gestionnaire logistique tous les dysfonctionnements liés à cette implémentation ;
• La gestion au jour le jour de la flotte ;
• Veiller à l’application du manuel d’utilisation des véhicules ;
• Prendre part au processus de recrutement et évaluation des chauffeurs ;
• Analyser la saisie des données dans le système relatif aux véhicules et produire des rapports réguliers ; 
• S'assurer que tous les rapports et toutes les informations relatives à la gestion de la flotte sont produits en temps opportun et des propositions d’amélioration effectuées ; 
• Prévoir et préparer les commandes de pièces de rechange, de pneus et de matériaux requis trimestriellement ;
• S'assurer que toutes les réparations et entretiens effectués sur les véhicules et autres équipements sont effectués de manière périodique et conformément aux normes établies afin d'obtenir une fiabilité maximale avec un temps d'arrêt minimal ; 
• Maintenir à jour tous les dossiers et documents nécessaires pour les véhicules et les conducteurs ;
• Suivi auprès des autorités administratives (douane) et des transitaires des différentes régularisations et demandes en lien avec la mise en conformité de la flotte ;
• Supporter le Gestionnaire logistique dans la mise en place de contrats-cadres pour la location de véhicule, et la maintenance auto, moto et générateurs.

Résultats attendus :

• Soumission du Rapport d’analyse sur l’état du parc auto de Bamako avec de bons indicateurs de performance ;
• Suivi du processus de mise en place du FMS (fleet management system) roll out ;
• Soumission du Rapport du système de tracker des véhicules ;
• Support technique pour la rédaction des contrats/accords-cadres lies à la flotte (maintenance et réparation, pièces détachées…), nettoyage, entretien et maintenance de bureau et Guest house ;
• Appliquer et faire respecter au sein du bureau les règles et procédures de gestion du parc automobile et informe sa hiérarchie de tout manquement au respect de ces règles ;
• Participer à la bonne compréhension et au respect des politiques de protection de l’enfant de Save the Children auprès des prestataires extérieurs (fournisseurs, entreprises partenaires, etc.) et informe le Manager Logistique pour toute infraction à ces politiques ;
• Participer et fait participer le personnel sous sa supervision aux formations sur le rappel des procédures et politiques de sauvegarde de SCI ;
• Participe et fait participer le personnel sous sa supervision aux formations sur la gestion de la flotte. 

Gestion du personnel et développement 

• Gérer les chauffeurs et l’assistant Fleet de Save the Children de Bamako ainsi que les chauffeurs des locations ;
• Organiser des formations et renforcement de capacité de l’assistant Fleet et les chauffeurs ;
• S’engage à respecter et à faire respecter la politique interne de protection de l’enfant (Child Protection Policy) et le code de conduite.

Gestion des programmes et Reporting

• Assurer la capitalisation et l’archivage des documents ;
• Rédiger et/ou fournir les rapports d’incident dans le système ;
• Produit un rapport mensuel du parc ;
• S’assurer que les accidents de voiture/moto et au bureau et Guest house sont correctement rapportés selon la procédure ;
• Gérer les relations avec l’assurance pour les dédommagements ;
• Gérer les relations avec les autorités administratives et les transitaires pour toute question liée à la flotte ;
• Gérer les voyages et missions.

Gestion de fonds et responsabilité budgétaire

• Veille à respecter et faire respecter les règles et procédures financières de l’organisation.

Autres tâches :

Toutes autres activités connexes liées à son poste

 

COMPORTEMENTS ET VALEURS (Nos valeurs en pratique) 

Responsabilité :

• Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children ;
• Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints. 

Ambition:

• Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même ;
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;
• Orienté vers le futur, pense stratégiquement.

Collaboration:

• Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants ;
• Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité ;
• Abordable, à l’écoute.

Créativité: 

• Développe et encourage les solutions innovantes ;
• Disposé à prendre des risques calculés.

Intégrité:

• Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence
• Renforce la confiance et la confiance
• Affiche un excellent jugement conforme

 

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES

• Niveau BAC+4 au minium dans les domaines suivants (en logistique, commerce, gestion d’entreprise, gestion de la chaine d’approvisionnement ou domaine ou expérience similaire. 
• 5 ans d’expérience au moins dans la gestion des Fleets/parc autos, ou un domaine quelconque de la logistique et du transport) ; 
• Expérience dans la logistique avec (une ONG internationale ou un programme multisectoriel de nature complexe) ;
• Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ;
• Capacité à prioriser les tâches ;
• Capacité de synthèse écrite et orale ;
• Bonne connaissance de système informatique (traitement de base données, Excel, world et Power point) ; 
• Qualités personnelles : Esprit d’équipe, rigoureux, minutieux, grande capacité d’adaptation, bonne communication et capacité à travailler sous pression.

 

Responsabilités additionnelles du travail

Les rôles et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans des limites raisonnables tenant compte de son niveau de compétences et d'expérience.

 

Egale opportunité à l’emploi

Les agents déployés sont tenus d'exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d'égalité des chances et de diversité.

 

Sauvegarde des enfants :

Nous devons protéger les enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

 

Sauvegarde de nos staffs :

Les agents déployés sont tenus d'exécuter les tâches conformément à la politique anti-harcèlement de SCI

 

Santé et Sécurité

Les agents déployés doivent exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.